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監理公司如何開好內部總監例會?

 引言

工程監理制度自1988年開始到現在,經曆了准備階段、試點階段、穩步發展階段和全面發展階段,對我國建設領域的健康、穩定發展起到了很好的管控作用。實行工程監理制度三十多年來,監理行業積累了豐富的經驗,在日趨激烈的市場化競爭中,也面臨著諸多挑戰。當前,我國房地産行業因“房住不炒”的調控措施而處于下行態勢,這給産業鏈中的監理行業帶來了影響。加之,國家針對監理行業的改革出台了一系列相關政策,例如:《國務院辦公廳關于促進建築業持續健康發展的意見》中提出,加快推行工程總承包、培育全過程工程咨詢的組織模式;《住建部辦公廳關于調整工程監理企業甲級資質標准注冊人員指標的通知》以及多地發文明確提出,部分社會投資工程不再強制要求開展監理工作;等等。由此可見,今後,監理行業如何發展,各監理公司如何確保在激烈的市場競爭中立于不敗之地,是業內人士共同面對的問題。本文針對公司組織召開的總監例會進行了介紹與分析,闡明了監理公司內部每月或定期召開總監例會的必要性。總監例會讓公司決策層了解並掌握項目的運營情況,及時處理存在的問題;對完善企業自身管理,建設學習型企業,延伸業務鏈,並向全過程工程咨詢方向發展起到重要作用。

1  會議組織形式的確定

1.1  會議形式

一個公司會同時開展多個項目,工地分散。若所有項目負責人都回公司參加總監例會,勢必存在一定的困難。考慮采取“互聯網+”的會議模式,即:公司附近的項目負責人可以回公司參會;身處外地無法趕回的項目負責人可以參加視頻會議;因特殊情況連視頻會議都無法參加的項目負責人,可以回看會議錄像來了解會議內容。總公司爲了對分公司的過程運營、風險管控進行全面的了解和掌控,通常會將分公司的項目管理納入到總公司的管理體系中,對此,分公司的項目負責人可以通過視頻會議參與到總公司組織的總監例會中。

 

1.2  會議時間

總監例會應每月召開 1 次,有針對性地對公司及項目一個月來出現的問題展開討論,對主管部門提出的要求進行審議,對行業動向進行研究。筆者建議,會議的時間點可以選擇月末的周五下午,這通常能夠滿足多數項目的時間安排。

 

1.3  參會人員

參加總監例會的人員主要是公司領導、分管領導、機關部室負責人、分公司負責人、項目總監(總代)。參會人員應盡量統一穿著工裝以體現企業文化和員工積極向上的風貌。會場環境應整潔、安靜,參會者須注意會議紀律,認真傾聽彙報人的講話。

2  會議內容的確定


會議的內容,主要涵蓋以下幾個方面:

(1)針對項目運營中存在的較典型、有代表性、具有警示意義的問題進行討論並提出要求。各項目負責人事先以 PPT 的形式總結和整理好彙報材料,包括上月總監例會的要求和本月公司過程中部署的工作落實情況的反饋,並提前 3 天發送給分管項目的副總監,由分管項目副總監對其內容進行審查。筆者建議,項目彙報PPT文件應格式統一,版面簡約。項目較多的公司,可由分管項目副總監擇項進行重點彙報和分享,尤其對較差項目的分享,要注意方式方法,不要一味指責和打壓項目人員的工作積極性,應以幫扶項目改進爲主。對于普通、普遍、共性的問題,可以由分管領導進行歸納後一並彙報。會議時長盡量控制在1 h左右,語言應簡潔明了。

(2)針對上次會議部署和安排事項的落實情況進行點評並提出要求。分管項目副總監(或工程部)對下屬項目的執行情況進行統一梳理和點評,點到爲止,起到警示和提醒作用即可,不必每個項目都單獨彙報,不要占用過多時間。

(3)針對主管部門下發的重要、最新的文件作簡要傳達。傳達人提前審閱本月文件,做到心中有數。宣讀時將重點放在文件的主要內容和關鍵要求上,而具體文件可以在日常工作中及時通知下發或會後統一下發,供各項目組學習。另外,具體文件還可以利用微信群、電子郵件、短信以及公司內部信息化平台等渠道下發給各項目組,文件要求由各項目組及時進行傳達、學習和反饋。此種傳達方式也能達到事半功倍的效果。

(4)公司領導總結會議內容並作下一步的工作部署。總公司領導作最後的總結性發言,站在公司層面,結合現狀,提出相關工作要求,引導公司各項目適應市場需求,合法、合規地開展監理工作,切實提高公司的整體管理水平。

3  監理服務勞動成果的體現

 

監理是建設領域的咨詢服務行業,在爲建設單位提供監理服務的同時,也要講究勞動成果。因此,筆者建議,關于監理費的收取也應成爲總監例會的一個重要議題。監理公司是企業,做業務就要有營收,一個好的總監應該是懂法律、懂技術、懂管理、懂經濟的複合型人才。一個公司會有很多的項目,公司領導對各項目監理費收取都比較關心,但又不可能對每個項目的合同收取節點都了解。所以,項目總監應對達到節點的監理費進行彙報和體現,包括項目拖延期對公司帶來的風險,以讓公司領導及時掌握這些信息,爲公司的運營把好方向。

4  會議成果的落實

 

會議成果必須要落實,否則開會就失去了意義。會議的內容涉及面較廣,參會人員務必要認真做好筆記,以免錯漏會議事項。每位參會人員除了自覺做好會議記錄以外,還要做到及時傳達和落實,這也體現了一個中層管理者的工作態度與職業素養。公司應及時歸納和整理此次總監例會的內容,以書面文件下發至各項目組,督促各項目組按照會議要求進行落實。公司可以安排機關職能部門(如工程部)隨機到各項目組進行抽查和幫扶,特別是涉及公司發展的一些安全、質量的原則問題,必須當作重點內容進行控制。

結語

 

對于監理公司而言,內部總監例會是項目管理上重要的信息共享工作平台。在會上,各參會代表能分享到很多好的內容和建議,能及時領會到公司領導對各項目組解決問題的要求,能接收到一些重要文件的指示,等等。開好總監例會,對各項目的監理工作開展具有極好的指導意義。通過總監例會,公司領導能全面管控一線項目,特別是在品牌建設上,監理公司就需要這種起著承上啓下、中間紐帶作用的管理例會。公司的內部管理與項目管理必須有機地結合在一起,公司要發展好,不僅要深耕內部管理,而且還要控制項目的監理行爲,以提升自身的軟實力。而開好一個內部總監例會,注重時效,將會議成果落實下去,無疑是提高監理企業管理水平的一個良策。

日期:2019-7-10                        浏覽次數:69
 
   
       
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